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PDCA使用指南详解(史上最强)

 

PDCA循环,一个老话题了,大家都知道要这么做,但在平时的生活和工作当中,你是否真的都这样做呢? 当你发现你面对的困难重重,寸步难行时,是否反思过是因为自己一开始的方法就不正确?


本文包涵了PDCA循环的背景、内涵、特点、四大阶段八大步骤、PDCA在HR管理(招聘、培训、绩效)中的具体应用,以及在个人日程中的运用和实例回放,实乃PDCA操作指南详解。

一、PDCA的来源

PDCA是英语单词Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(修正)的第一个字母,PDCA循环就是按照这样的顺序进行质量管理,并且循环不止地进行下去的科学程序。

PDCA最早是由美国质量管理专家戴明提出来的,所以又称为“戴明环”。 他是美国的一位质量专家,当年他在美国提出这个质量管理体系以后,没有受到重用,就跑到日本去了,所以日本所有的质量管理都是戴明博士开头的。

二、PDCA的基本涵义

PDCA四个英文字母及其在PDCA循环中所代表的含义如下:
1、 P(Plan)--计划,确定方针和目标,确定活动计划;
2、 D(Do)--执行,实地去做,实现计划中的内容;
3、 C(Check)--检查,总结执行计划的结果,注意效果,找出问题;
4、 A(Action)--行动,对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,以免重现,未解决的问题放到下一个PDCA循环。


每一件事情先做计划,计划完了以后去实施,实施的过程中进行检查,检查结果以后,再把检查的结果进行改进,进行实施,进行改善,这样把没有改善的问题又放到下一个循环里面去,就形成一个一个的PDCA循环。

三、PDCA循环的特点

1、周而复始
PDCA循环的四个过程不是运行一次就完结,而是周而复始地进行。一个循环结束了,解决了一部分问题,可能还有问题没有解决,或者又出现了新的问题,再进行下一个PDCA循环,依此类推。


2、大环带小环

类似行星轮系,一个公司或组织的整体运行的体系与其内部各子体系的关系,是大环带小环的有机逻辑组合体。




3、阶梯式上升

PDCA循环不是停留在一个水平上的循环,不断解决问题的过程就是水平逐步上升的过程。

4、统计的工具
PDCA循环应用了科学的统计观念和处理方法。作为推动工作、发现问题和解决问题的有效工具,典型的模式被称为“四个阶段”、“八个步骤”。



四、PDCA的四个阶段

(以设计产品为例)
1、计划阶段

要通过市场调查、用户访问等,摸清用户对产品质量的要求,确定质量政策、质量目标和质量计划等。包括现状调查、分析、确定要因、制定计划。


2、设计和执行阶段

实施上一阶段所规定的内容。根据质量标准进行产品设计、试制、试验及计划执行前的人员培训。

3、检查阶段

主要是在计划执行过程之中或执行之后,检查执行情况,看是否符合计划的预期结果效果。

4、处理阶段

主要是根据检查结果,采取相应的措施。巩固成绩,把成功的经验尽可能纳入标准,进行标准化,遗留问题则转入下一个PDCA循环去解决。即巩固措施和下一步的打算。

五、PDCA的八个步骤

1、分析现状、发现问题

在做计划之前,需要分析一下现状是什么样子的?问题在哪里?可以分析质量问题、交期的问题、安全的问题以及效率的问题。
第一步找到问题,就像医生看病一样。

2、分析影响因素
第一步把脉,第二步把完脉了,分析各种问题中的影响因素,这个时候就可以用很多方法了,比方说鱼骨图、5W2H、4M等等,用这些方法来分析,到底有哪些因素?

3、分析主要因素
把所有的分析因素分析完了以后,再来分析主要因素是什么。每一个问题的产生,都有少数主要的因素,比方说影响这个问题的产生有十个因素,按照二八原则,大概有两个到三个是主要因素,找到主要因素才能够彻底解决问题,如果找不到主要因素,那问题是没办法解决的。

4、采取措施
分析到主要原因以后,针对主要原因采取措施。在采取措施的时候,要考虑下面的这几个问题:
我们为什么要制定这个措施?

  • 这个措施为什么要制定?

  • 要达到什么目标?

  • 在什么地方去做?

  • 由谁来做?

  • 什么时候做?

  • 怎样做?


这就是5W1H: 第一个W是Why,为什么要做这个事情,这是最重要的,为什么要制定这个措施? 第二个W是What,我们要到哪里去?我们要执行什么目标? 第三个W是Where,在哪个地方做? 第四个W是Who,谁来负责完成? 第五个W是When,什么时间完成?

这些5W1H,都要在我们的计划里面出现,要考虑这五个问题。


5、执行

就是按照措施计划的要求去做,开始执行,执行一般都是要求员工去执行。


6、检查
把执行结果与要求达到的目标进行对比。


如果要检查有一个问题,我们定计划的时候要分阶段目标,如果没有阶段目标怎么检查?这个事情一个月完成,那一定要说第一周到哪里,第二周到哪里,第三周到哪里,如果没有这个,就没办法做检查,所以,定计划一定要分段来定,甚至每天、每个小时,都要有它的目标,这个时候才能检查,如果没有这个目标,是没办法检查的。检查完了以后进行对比。

7、标准化
把成功的经验总结出来,制定相应的标准。


8、把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决
每个问题不一定靠一个PDCA循环,就能够解决掉的,有时候一次解决掉,有时候可能要转几次。看病也是一样,最好的方法是保持自己的健康,不要去看病。换句话说,不出问题最好,出了问题解决问题有时候,不是一次两次就能解决掉的。

六、PDCA在培训体系建立中的应用

1、培训体系之计划(P)

  • 分析确定培训需求;

  • 分析数据,总结差距和根源,明确组织能力、员工技能与业务目标的差距,明确各种培训项目信息(培训时间、培训类型、培训名称、参加人员范围、费用预算)

  • 确定培训解决方案

  • 培训计划的沟通与确认



2、培训体系之实施(D)

  • 筹划方案

  • 课程规划

  • 培训调查问卷的统计分析

  • 培训总结会


3、培训体系之检查(C)

  • 第一层次是反应层,是对学员对课程的满意程度;

  • 第二层次是学习层,学员到底学到了什么

  • 第三层次是行为层,学员多大程度上能将所学用于改变自己的行为

  • 第四层次是效益层,用来判断培训后员工工作业绩的提高程度


4、培训体系之改善(A)

  • 总结经验、巩固成绩,把效果好的总结提炼,上升为“标准”

  • 处置遗留问题,将其转入下一个PDCA循环

七、PDCA与招聘

1、招聘体系之P

  • 分析所需岗位人员的任职资格和工作职责

  • 涉及模拟测试的题目和步骤,准备好相关的资料


2、招聘体系之D

  • 现场招聘人员形象/不同岗位面谈的内容及会场的安排与布置


3、招聘体系之C

  • 招聘体系总成本效用的达成情况


4、招聘体系之A

  • 招聘实施过程中面试问题设置的科学性和成功性

  • 面试方法选择和使用的正确性

八、PDCA与绩效体系

绩效体系之P

  • 重新回顾公司经营指导方针,经营理念,现有组织结构,各岗位任职说明书

  • 评估公司一切与绩效管理有关的制度

  • 调查全体员工(含各管理层)对绩效管理的认识度与态度,以及对公司的满意度

  • 分析目前员工工作环境与状况

  • 涉及系统循环的各个细节,并做到程序化、表格化的系统硬件环境,确定循环周期

  • 必要时组织员工培训对于绩效的PDCA流程

  • 通过绩效面谈,确定员工绩效合约,建立目标管理卡


绩效体系之D

  • 领导的工作

  • 员工的工作


绩效体系之C

  • 根据完成的绩效指标与目标绩效指标,进行绩效诊断

  • 绩效反馈面谈

  • 找出没完成绩效目标的主要原因

  • 采取过哪些补救措施,是否有效

  • 提出下一步的解决方法


绩效体系之A

  • 对公司所采用的绩效管理体系进行评估

  • 对员工进行绩效满意度调查

  • 帮助员工指定个人发展计划

九、个人如何使用PDCA?

以下是按照PDCA流程写的工作日志内容(初稿来源于网络),针对周和月份的另外整理。

工作日志模板如下:
P:

今日计划:每天计划要做的7件事情。

(1)计划内容:

当天计划要做的事情,一般6-7项(分重点项目,日常项目,临时工作等,按重要紧急程度)也就是工作事项12345,时间、人物、事项、完成进度,关键注意点; 制定今天的任务,紧迫及重要、紧迫、重要的顺序。

(2)考核标准

(3)完成情况

(4)点一盏心灯:养成每天接受一句励志名言格言警句的激励,保持一种积极上进的情绪的习惯。

D:

今日事务全记录,量化目标,完成状态。
实绩工作内容--当天工作事项的工作内容、活动结果,工作完成情况。

(1)执行中的具体工作、日常事务处理,每天工作流水帐,今天完成的。

(2)今日灵感:养成随时记录自己的灵感(主意、点子、思想火花、很有诗意、很有哲理的句子等),防止智力资源的浪费的习惯。将一些突发的写作灵感随时记录,定时整理。
每天心得感受,个人感悟,提醒,甚至电话记录等。
包括每天发现的问题,解决问题的方法、合理化建议及临时的灵感,只言片语等。只要想到就可以记录下来,随时随地记录。这些心得、灵感常常一闪而过,需要及时记录和实践;

(3)今日学习:知识积累,养成每天晚上回顾当天所学知识,及时复习、默写下来并保存的习惯。每天学习记录,学习具体内容,效果,如何在工作中实用

(4)每天写经理人日记,在管理工作中经常会遇到一些小问题或突然之间来了灵感。这些都应当记 录下来 ,否则就太可惜了。


C:

检查问题点在处理本项工作的过程中发现的问题,潜在风险,工作中应注意的情况。
解决对策--对于发现的问题,你如何去解决。


A:

今日反省:养成每天反思自己的学习、工作、思想、行为,在反思中成长,在反思中前进的习惯。每天晚上总结归纳--经验总结,总结一天的工作得失。

(1)当天工作亮点、工作心得、每天心得感受。
(2)改进方法:当天工作教训、建议,要对所做的不满意的事情,提出改善的方法,潜在风险及其规避措施,完成下一步的几点行动措施。

(3)突然闪现的灵感,对某事某物的看法:今天什么事情没做完?(做完了什么事)、今天什么事情没做好?(做好了什么事)、今天什么事情没有做?(做了什么事)


P:

明天计划

明天该做什么事?明天该怎么做好该做的事?

明日规划:养成每天晚上规划第二天要做的事,按首要、紧迫、必须、打算排列好,及时提醒,做到 “当日事,当日毕”的习惯。

SO,从今天开始养成PDCA的好习惯,让自己向成功迈进吧!!